Manual de uso de ERASBot
Todo lo que hace el bot en WhatsApp y todo lo que se maneja desde el panel. Está pensado para leerse salteado: buscá arriba lo que necesitás.
Qué es y cómo funciona
Un vendedor que atiende tu WhatsApp las 24 horas y sabe todo lo que sabe tu sistema de gestión.
Cuando un cliente le escribe al WhatsApp de tu empresa, el mensaje pasa por tres lugares:
- WhatsApp te lo entrega. Es el WhatsApp oficial, aprobado por Meta: el mismo número de siempre, con el tilde de empresa verificada.
- ERASBot lo entiende y decide qué hacer.
- Tu sistema de gestión le contesta con los datos reales: el saldo de ese cliente, el precio y el stock de ese artículo, sus facturas. El bot no tiene una copia de nada: pregunta y responde con lo que hay en ese momento.
Todo se prende y se apaga
Casi nada de lo que sigue es obligatorio. Cada función se activa por empresa, así que es normal que tu bot tenga algunas y otras no. En este manual las verás marcadas así:
siempre viene con el bot · opcional se activa por empresa · interna solo para tu gente, nunca para un cliente
Si querés saber qué tenés activo, miralo en Configuración.
Así se ve en el teléfono
Cinco momentos de una charla con el bot, del lado del cliente.
Las cinco son ilustraciones: los textos son los que contesta el bot, dibujados acá para el manual.
El menú interno interna
El mismo WhatsApp, pero para tu gente: cinco consultas que un cliente no puede ver ni por error.
Tu vendedor en la calle, o quien está en el mostrador, le escribe al mismo número y trabaja sobre cualquier cliente: elige uno y pregunta lo que necesita. Se habilita cargando los teléfonos autorizados en una lista; el que no está en esa lista es tratado como un cliente común, aunque conozca el número.
| Función | Qué hace |
|---|---|
| Elegir cliente | Sobre quién van las próximas consultas. Se busca por nombre, código o CUIT. |
| Vencimientos | Qué le venció a ese cliente y hace cuánto. |
| Cheques | Los cheques de ese cliente y su estado. |
| Pagos recibidos | Recibos y pagos imputados. |
| Listados | Listados generales de la empresa, no de un cliente. |
Las formas de pedirle algo
Escribir, tocar un botón, mandar un audio o sacarle una foto a un papel. Las cuatro terminan en el mismo lugar.
1. Escribiéndole como a una persona opcional
Con la comprensión por IA activada, el cliente no necesita aprenderse ningún menú: «cuánto debo», «tenés harina 0000», «mandame la última factura», «quiero hacer un pedido» llegan a la función correcta. También funciona en medio de un pedido: si en la mitad del carrito pregunta «¿cuánto tengo de saldo?», el bot contesta y vuelve al carrito sin perderlo.
Sin IA el bot igual funciona: entiende palabras clave («saldo», «precios», «pedido») y los números del menú. La IA lo hace conversable, no lo hace posible.
2. Tocando botones y listas siempre
Cuando las opciones son pocas, WhatsApp muestra botones; cuando son muchas, una lista desplegable. Es lo más cómodo desde el teléfono y evita los errores de tipeo.
3. Mandando una nota de voz opcional
El cliente aprieta el micrófono y habla. El bot transcribe el audio y lo trata igual que si lo hubiera escrito: si dictó un pedido, arma el carrito; si preguntó por el saldo, le contesta el saldo.
4. Sacándole una foto a la lista opcional
Esta es la que más sorprende. El cliente manda:
- una lista escrita a mano en un papel,
- una foto de una planilla o un cuaderno,
- un PDF o un Excel con el pedido.
El bot lee los productos y las cantidades, los busca en tu catálogo y arma el carrito. Lo que no encuentra no lo inventa: se lo muestra aparte y le pregunta. El cliente revisa, corrige lo que haga falta y confirma.
Del lado del cliente se ve como en Así se ve en el teléfono; del tuyo, así:
Y una quinta: la foto del comprobante opcional
Si el cliente manda la captura de una transferencia, el bot le lee el monto, la fecha, el número de operación y a qué cuenta fue, y te lo deja en el panel para que lo revises. Ver Comprobantes de pago.
Cómo reconoce al cliente
Para decirle un saldo hay que estar seguro de a quién se le dice.
El bot puede identificar al cliente de cuatro maneras, y vos elegís cuáles acepta:
| Método | Cómo es |
|---|---|
| Por su número | Si el teléfono está cargado en la ficha del cliente en tu sistema, el bot lo reconoce solo y no le pregunta nada. Es el mejor de todos. |
| Código de cliente | El número que figura en cualquier factura. |
| CUIT | También está impreso en la factura. |
| DNI | Para clientes personas. |
Una vez identificado, el bot lo recuerda por un tiempo configurable (por defecto 24 horas) para no preguntarle lo mismo en cada mensaje.
El que no es cliente todavía opcional
Dos caminos, y podés tener los dos:
- Pedido como invitado: compra sin tener cuenta. El bot le pide nombre, dirección, teléfono y horario, y el pedido te llega igual, marcado como invitado.
- Alta de cliente nuevo: da su CUIT, el bot lo busca en el padrón de AFIP, trae razón social, domicilio y condición de IVA, y te deja la solicitud para aprobar. Al aprobarla, el cliente se crea en tu sistema de gestión.
El pedido, de punta a punta
Del «necesito harina» al pedido cargado en tu sistema.
- Busca el producto. Por nombre, aunque esté abreviado o mal escrito. Muestra precio y stock, y una lista numerada para elegir.
- Arma el carrito. Agrega, cambia cantidades, saca renglones, pregunta el total. El carrito le sobrevive a que se vaya y vuelva más tarde.
- Elige cómo lo recibe opcional: retiro por el local, envío a domicilio, o las dos si tenés las dos.
- Elige la zona de envío opcional. Cada zona tiene su costo, su plazo y —si querés— un monto a partir del cual el envío es sin cargo. El bot no calcula nada: dice exactamente lo que vos cargaste.
- Confirma. El pedido entra en tu sistema de gestión con su número, y te llega el aviso por mail y por WhatsApp si los configuraste.
Si tu sistema está caído
El pedido no se pierde. El bot lo guarda, le avisa al cliente que lo va a confirmar en cuanto pueda, y cuando tu sistema vuelve lo carga solo y le escribe al cliente para avisarle. Sin esto, cada corte de luz sería una venta perdida.
El carrito abandonado opcional
Si alguien dejó productos en el carrito y no volvió, el bot le manda un recordatorio después de las horas que configures. Uno solo, y nunca dos veces por el mismo carrito.
El horario de atención opcional
Se carga día por día, y admite turno cortado. Fuera de hora el bot sigue contestando lo automático —saldo, precios, pedidos—, pero cuando alguien pide un asesor le dice que están cerrados, le informa el horario y igual toma la consulta para que la respondan al abrir.
Entrar al panel
Desde cualquier navegador, en la computadora o en el teléfono.
Se entra a erasbot.com.ar/admin con tu email y tu contraseña. Cada persona de tu empresa tiene su propio usuario: no se comparte.
La primera vez: la invitación
La contraseña la elegís vos, y no la sabe nadie más —tampoco nosotros—. Cuando te dan de alta te llega un mail con el asunto «Tu acceso al panel de ERASBot» y un botón para crearla. Ese link vence en 7 días y sirve una sola vez.
El código de seis dígitos
Además de la contraseña, el panel pide un código que cambia cada 30 segundos y sale de una app en tu teléfono (Google Authenticator, Authy o la que uses). Es lo que hace que una contraseña robada no alcance para entrar. Se configura en Mi cuenta, y se guardan códigos de recuperación por si perdés el teléfono: anotalos.
Si te olvidaste la contraseña
En la misma pantalla hay un «olvidé mi contraseña»: te llega un link por mail, válido por un rato corto y de un solo uso. Al cambiarla se cierran todas las sesiones abiertas —incluida la de quien te la haya visto—.
Estadísticas
Cómo viene el bot. Es la pantalla que conviene mirar una vez por día.
Qué mide cada número
| Número | Qué significa |
|---|---|
| Mensajes recibidos / enviados | El volumen de la atención en el período. |
| Clientes únicos | Cuántas personas distintas escribieron. |
| Pedidos y facturado | Los pedidos que entraron por el bot y cuánto suman. |
| Ticket promedio | Cuánto gasta en promedio el que compra por acá. |
| Conversión a pedido | De los que escribieron, cuántos terminaron pidiendo. El número que más dice. |
| Respuesta humana | Cuánto tardan en promedio en contestar las consultas desde el panel. |
| Pedidos sin stock | Lo que los clientes buscaron y no había. Es una lista de compras gratis. |
| Consultas pendientes / atendidas | Lo que está esperando respuesta. |
Arriba elegís el período y con ↓ CSV te llevás los datos a una planilla.
Conversaciones
Todas las charlas, y el lugar donde una persona toma el control.
Tomar la conversación
Adentro de una charla, el botón Tomar hace que el bot se calle con ese cliente por un rato, y a partir de ahí le escribís vos desde el mismo panel. El cliente no nota ningún cambio de canal: le sigue llegando al mismo WhatsApp.
- Devolver al bot cuando terminaste. Si te olvidás, se devuelve solo.
- Respuestas rápidas: textos que usás siempre, para no escribirlos de nuevo.
- La conversación se actualiza sola: si el cliente escribe mientras la tenés abierta, el mensaje aparece.
Qué te cobra WhatsApp, y a quién
El costo de los mensajes es entre tu empresa y Meta. No pasa por nosotros: la cuenta de WhatsApp es tuya y el cobro te lo hace Meta directo, con el método de pago que cargás en tu propia cuenta. ERASBot no te cobra por mensaje ni te lo revende.
Dónde se carga: Facturación y pagos → solapa Cuentas de WhatsApp Business → tu cuenta → Agregar método de pago.
Y prestá atención a la divisa: viene propuesta la de otro país y no se puede cambiar una vez guardada. Que diga Peso argentino ARS antes de continuar.
Mientras no esté cargado:
- El bot sigue contestando al cliente que escribió primero. Eso viaja por la ventana de 24 horas y sale igual.
- No sale nada que empiece tu empresa: campañas, el centro de envíos de tu sistema, los documentos automáticos y los avisos de pedido.
Y engaña, porque Meta acepta el mensaje y avisa que no lo entregó unos segundos después: por un momento figura como enviado y recién ahí pasa a error («Business eligibility payment issue»). El bot se da cuenta solo, deja de intentarlo y te lo muestra en Conexiones. Cuando cargues la tarjeta puede tardar un rato en destrabarse: si el primer envío todavía rebota, esperá y volvé a probar.
Qué se paga y qué no:
- Lo que te escribe el cliente no cuesta nada. Nunca.
- Las plantillas —los avisos que salen pasadas las 24 horas, como «tu pedido está listo»— se pagan por mensaje, a la tarifa del país.
- Las respuestas dentro de las 24 horas —casi todo lo que hace el bot— eran gratis hasta ahora. Desde el 1 de octubre de 2026 Meta las cobra por mensaje, a la misma tarifa que las plantillas. Es un cambio de Meta que alcanza a todos por igual.
- La ventana de 72 horas que abre un anuncio de click to WhatsApp sigue sin costo.
En criollo: hasta el 30 de septiembre el bot te sale prácticamente nada; a partir de octubre, cada respuesta que manda tiene un precio. Conviene mirar el volumen de mensajes enviados en Estadísticas para tener una idea de lo que va a ser.
Consultas
Lo que el bot no supo contestar y quedó esperándote.
Tenés tres botones:
- 💬 Responder: escribís la respuesta y se la mandamos. Si está fuera de la ventana de 24 horas, le llega un aviso y tu texto se le entrega apenas conteste.
- ↗ Ir al chat: te lleva a la conversación de esa persona para contestarle en vivo, si preferís charlar.
- Marcar atendido: para las que resolviste por otro lado (te llamó, pasó por el local).
Altas opcional
Clientes que piden que el bot los reconozca por su WhatsApp.
Hay dos tipos, y se distinguen a simple vista:
- Cliente existente: ya está en tu sistema. Aprobar guarda su número en la ficha; de ahí en más el bot lo reconoce solo.
- Cliente nuevo (marcado con ✦): no existe. El bot trajo sus datos del padrón de AFIP. Aprobar lo crea en tu sistema de gestión.
Pedidos
Todo lo que entró por el bot, y en qué estado está.
Los estados son cuatro y los movés vos: confirmado → preparado → despachado → entregado. No es burocracia: si tenés el seguimiento activado, cada cambio le avisa al cliente por WhatsApp, que es la pregunta que más veces contesta un mostrador.
Turnos opcional
La gente saca turno sola por WhatsApp, y vos ves la semana entera en una pantalla.
Es la única parte del bot que no necesita tu sistema de gestión: los servicios, las personas que atienden, los clientes y los turnos viven acá. Una empresa puede contratar el bot solo para esto y no conectar nada más.
Lo que hay que cargar una vez
- Servicios: qué se reserva y cuánto dura. «Masaje descontracturante, 60 minutos». La duración es lo que parte la agenda: un servicio de 30 minutos ofrece turnos cada 30 minutos. Si después del turno necesitás unos minutos para limpiar o cargar la ficha, eso es el colchón.
- Profesionales: quién lo hace. Cada uno con su horario semanal —se pueden cargar varias franjas por día, mañana y tarde— y con los servicios que sabe hacer. Si no tildás ninguno, hace todos.
- Días especiales: el jueves que no se trabaja, o el sábado que sí. Se cargan adentro de la ficha de cada profesional y le ganan al horario de siempre.
Cómo lo vive el cliente
Elige el servicio, con quién lo quiere (o «el primero que haya»), el día y la hora. El bot solo le ofrece días y horarios que existen de verdad: si el jueves está lleno, el jueves no aparece. La primera vez le pide los datos que vos elegiste —nombre siempre, y de ahí lo que quieras: apellido, DNI, fecha de nacimiento, domicilio— y le queda la ficha hecha. La segunda vez ya lo reconoce por el número y va directo al grano.
La agenda
La semana completa, con un color por servicio. Cambiás de profesional con el selector de arriba y te movés de semana con las flechas. Desde ahí:
- Tocás un hueco libre y cargás un turno a mano: es lo que hace el mostrador cuando alguien llama por teléfono.
- Tocás un turno y lo movés de horario, lo pasás a otra persona, lo cancelás, o marcás si vino o no vino. Cada cambio le avisa al cliente por WhatsApp —y podés destildarlo si no querés que le llegue.
Los turnos que esperan tu confirmación se ven con el borde punteado, y el número que falta atender aparece en el menú de la izquierda: si nadie mira la pantalla, hay gente esperando una respuesta que no llega.
El que no viene
Cuando marcás No vino, queda contado. En la solapa Clientes hay una columna que dice cuántas veces le diste el turno y no apareció, y al abrir un turno suyo el panel te lo avisa antes de que hagas nada. A partir de la segunda vez deja de ser un olvido y pasa a ser un patrón.
Cuando no queda lugar
Si la agenda está llena, el bot no le dice «no» y lo deja ir: le ofrece anotarse en la lista de espera. Apenas se libera un horario —alguien canceló, movió su turno, o vos le ampliaste el horario a un profesional— le escribe solo, en orden de llegada.
El lugar no le queda reservado: se lo lleva el que conteste primero. Es a propósito — guardárselo sería bloquear la agenda esperando a alguien que quizás ya no puede. Y se le avisa una sola vez: si no lo saca, no se le insiste.
La lista la ves en Turnos → Lista de espera, con quién es, para qué servicio y hasta cuándo espera. Si lo llamaste por teléfono y lo acomodaste a mano, lo sacás con Ya lo resolví.
Las reglas las ponés vos
En la configuración de la empresa, en Qué sabe hacer → Reservar turnos:
- Hasta cuántos días para adelante se puede reservar.
- Aviso mínimo: cuánto antes hay que sacarlo. Sin esto, alguien saca turno para dentro de cinco minutos.
- Hasta cuánto antes puede cancelar el cliente solo. Con 0, tiene que llamar.
- Si los turnos requieren tu confirmación o quedan tomados en el acto.
- Recordatorio: cuántas horas antes se le manda. Con 0, no se manda ninguno.
- La agenda del día para cada profesional: a la hora que elijas, cada uno recibe por WhatsApp a quién atiende hoy. Hace falta que tenga el teléfono cargado en su ficha, y al que no tiene turnos ese día no se le escribe.
- Cuántos turnos a futuro puede tener la misma persona, para el que reserva cinco «por las dudas» y va a uno.
- Lista de espera: si la ofrece cuando no queda ningún horario.
Comprobantes de pago opcional
El cliente manda la captura de la transferencia y la IA la lee.
Al abrir uno vas a ver todo lo que la IA sacó de la imagen —monto, fecha, número de operación, banco, titular, CUIT— y, sobre todo, dos semáforos:
- Destino: si la cuenta a la que transfirieron es una de las tuyas. Un ✖ acá es un comprobante de un pago que no te llegó a vos.
- Duplicado: si ese número de operación ya se había recibido antes. Es el comprobante viejo mandado dos veces.
Campañas opcional
Mandarle el mismo mensaje a muchos clientes, sin que te bloqueen el número.
Una campaña se arma en cinco pasos.
1 · A quiénes
No cargás una lista a mano: describís a quién querés alcanzar y el bot lo resuelve contra tu sistema en el momento de mandar. Podés elegir por saldo («los que deben más de $50.000 con más de 30 días de vencido»), por búsqueda de clientes, todos, o una lista puesta a mano.
2 · Qué les decís
El texto admite variables que se reemplazan por cliente: {razonsocial},
{saldopesos}, {saldodolares}, {fechaactual}.
3 · Cómo llega
- Invitación (lo normal): a quien no tenga la conversación abierta le llega un aviso corto y, apenas contesta, le entregamos el texto completo. Es lo más barato y lo que menos molesta.
- Directa: el mensaje entero de una, usando una plantilla que Meta tiene que aprobar antes. Cuesta más y tarda en habilitarse.
4 · Cuándo
Ahora, un día y hora, todas las semanas, o todos los meses («los 1° a las 9»).
5 · Confirmar
Antes de disparar te muestra el resumen y el costo estimado.
Envío automático de documentos opcional
La factura y el recibo salen solos, apenas los emitís.
Al activarlo, elegís qué documentos se mandan —qué tipos de comprobante, qué recibos— y
el bot le manda a cada cliente el aviso con el PDF adjunto en cuanto se emite en
tu sistema. El texto admite {razonsocial}, {importe} y
{numero}.
Avisos de WhatsApp
Lo que Meta dice sobre tu número. No son conversaciones.
Los tres que importan:
- Calidad del número: verde, amarillo o rojo. Baja cuando muchos bloquean o reportan. En rojo, Meta limita cuánto podés escribir.
- Límite de mensajes: a cuántos clientes nuevos podés escribirle por día. Sube solo si el número se porta bien.
- Plantillas: aprobadas o rechazadas. Una plantilla rechazada es una campaña directa que no va a poder salir.
Antes de conectar tu WhatsApp
Conectar el número lleva cinco minutos, pero Meta revisa tu negocio antes de dejarte hacerlo. Si algo no está en orden, restringe la cuenta apenas se crea y el alta queda trabada hasta que apeles. Lo que tiene que estar listo antes:
- La información de tu negocio en Meta, completa: razón social exacta, domicilio, teléfono y sitio web. El que más falta es el sitio web, y es el que más cuenta.
- El sitio en línea y coincidiendo: tiene que abrir, tener HTTPS, decir a qué se dedica la empresa, y los datos del pie —nombre, dirección, teléfono— tienen que ser los mismos que cargaste en Meta. Una diferencia de una letra alcanza para que rebote. Un perfil de Facebook o Instagram no cuenta como sitio.
- Si ya tenés un porfolio empresarial en Meta, usá ese. Crear uno nuevo teniendo otro alarga la aprobación.
- Un número sin WhatsApp: ni el común ni el Business, y que no sea el personal. Al conectarlo deja de funcionar en la app del teléfono.
- El nombre con el que vas a aparecer en el chat: el de tu empresa o la marca con la que te conocen, el mismo que figura en tu sitio y en Meta. Meta lo revisa y rechaza los genéricos —Ventas, Pedidos, Bot, el rubro solo— y todo lo que no se pueda relacionar con tu negocio. No hace falta que diga «bot» ni «asistente»: el que escribe es tu empresa. Se puede cambiar después, pero cada cambio vuelve a revisión.
Si igual te aparece «tu cuenta de WhatsApp Business está restringida»: entrá a business.facebook.com/accountquality, completá primero lo que falte de la información del negocio y recién después apretá Solicitar revisión. Apelar sin haber corregido nada se rechaza solo. No crees otro porfolio para esquivarlo: Meta los vincula y una restricción que se podía levantar pasa a ser definitiva.
El estado de tu cuenta en Meta
En Empresas → tu empresa → Conexiones hay un bloque que le pregunta a Meta cómo ve tu cuenta hoy. Si algo necesita atención, en la lista de empresas aparece un 🟡 o un 🔴 al lado del nombre; pasando el mouse por encima dice qué es. Son tres cosas que decide Meta y que, cuando fallan, no rompen nada a la vista:
- Verificación del negocio. Es un trámite tuyo, no nuestro: se hace una sola vez en el Centro de seguridad de tu portfolio de Meta Business, con la razón social, el domicilio y un papel que lo respalde. El paso a paso está en Tu cuenta en Meta. Sin verificar tu cuenta funciona igual, pero con un tope de 250 conversaciones iniciadas por vos por día y un máximo de 2 números. Lo que el bot contesta dentro de las 24 horas no cuenta ni se cobra, así que el tope solo aparece cuando mandás campañas o avisos. Verificada, ese tope sube solo a 1.000, 10.000 y 100.000 según cómo se porte el número.
- Nombre para mostrar. Meta revisa el nombre con el que aparecés en el chat. Si lo rechaza, tus clientes ven un número pelado en vez del nombre de tu empresa — y no hay ningún otro síntoma.
- Calidad del número. La misma de más arriba, pero acá se ve el valor de ahora y no solo el aviso del día que cambió.
El estado se guarda con la fecha en que se consultó y se actualiza solo cuando Meta avisa que algo cambió. El botón «Actualizar estado» vuelve a preguntar en el momento.
Mi cuenta
Tu contraseña y tu segundo factor.
Al activar el segundo factor, escaneás un código QR con tu app de autenticación y te damos códigos de recuperación: son la única forma de entrar si perdés el teléfono. Guardalos donde no se pierdan y no en el mismo teléfono.
Si te falta una pantalla
Cada usuario del panel entra solo a las secciones que tiene habilitadas: al que carga turnos se le puede dar Turnos y nada más, y al que atiende el mostrador, Conversaciones y Pedidos. Lo que no tenés no aparece en el menú de la izquierda.
Tu cuenta en Meta
Lo que se toca en el portal de Meta y no en el panel: cómo te ven tus clientes, y qué habilita cada cosa.
El panel maneja al bot. Pero hay un puñado de cosas que son de tu cuenta de WhatsApp, no del bot, y solo se cambian en el portal de Meta. Son pocas, se hacen una vez, y dos de ellas las ve el cliente en cuanto le escribís.
Si recién arrancás, son estas tres, en este orden:
| 1 · El método de pago | Facturación y pagos — sin esto no sale nada que empiece tu empresa. Es lo primero. Cómo. |
| 2 · El perfil | Administrador de WhatsApp → tu número → Perfil. La foto, el rubro y los datos de contacto: es lo que ve tu cliente en cuanto le escribís. Cómo. |
| 3 · La verificación | Centro de seguridad — te saca del tope de 250 destinatarios por día. Tarda unos dos días hábiles y puede esperar. Cómo. |
Los tres son de tu empresa, no de ERASBot: la cuenta de WhatsApp es tuya, la tarjeta es tuya y los papeles son tuyos. Nosotros no podemos hacerlos por vos.
Cómo se llega
- Entrá al Administrador de WhatsApp con la cuenta desde la que conectaste el WhatsApp. Si tenés más de un porfolio, elegí el tuyo en el selector de arriba a la derecha.
- Herramientas de la cuenta → Números de teléfono.
- Tocá el engranaje a la derecha de tu número: se abren las solapas del número, y la primera que importa es Perfil.
El perfil: lo que ve tu cliente
Cuando alguien toca tu nombre arriba del chat, ve esta ficha. Todo lo de acá se guarda con el botón Guardar del final y se aplica en el momento —salvo el nombre, que Meta revisa primero—.
| Foto del perfil | Lo primero que ve el cliente, y lo que más se nota que falta: sin foto aparece un círculo gris y el chat parece un número desconocido. Subila cuadrada, o Meta la recorta por su cuenta. Poné el logo de la empresa, no el del bot. |
| Nombre visible | El nombre que aparece arriba del chat. Es el único campo que pasa por revisión de Meta: mientras la revisa sigue andando el anterior. Qué nombre conviene está en Avisos de WhatsApp. |
| Categoría | El rubro, de una lista fija. Es lo que WhatsApp muestra debajo del nombre. |
| Descripción | Una línea de qué hace tu empresa. Se lee justo debajo del nombre, así que decí a qué te dedicás y no un eslogan. |
| Dirección · Correo | Opcionales y visibles para el cliente. Si tenés local a la calle, la dirección ahorra la mitad de las preguntas. |
| Sitio web | Opcional para el perfil, pero no da lo mismo: es el dato que más pesa cuando Meta verifica tu negocio. Si tenés sitio, cargalo. |
| Nombre de usuario | Nuevo de WhatsApp: un alias para que te escriban sin saber tu número. Tu número sigue funcionando igual. |
| Cuenta de empresa oficial | El tilde azul. Se solicita y lo decide Meta; no es un trámite que se complete llenando un formulario. |
Las otras solapas del número
| Verificación en dos pasos | Un PIN de seis dígitos del número —no de tu usuario de Meta—. Se carga al conectar y hay que guardarlo: es lo que te van a pedir el día que haya que volver a registrar el número, y si no lo tenés el trámite se complica. |
| Estadísticas · Límites de mensajes | Cuánto mandaste y a cuántos clientes nuevos por día te deja escribir Meta. Son para mirar: el límite lo sube Meta solo, según cómo se porte el número. Lo mismo se ve, más corto, en Avisos de WhatsApp. |
| Catálogo | El bot no lo usa. Los productos, los precios y el stock salen de tu sistema de gestión, siempre. Cargar el catálogo de Meta no cambia nada de lo que el bot contesta. |
| Configuración de llamadas | Llamadas por WhatsApp. El bot no atiende llamadas; si la dejás prendida, el que llame no va a encontrar a nadie. |
Verificar el negocio
Es el trámite que te saca del techo de 250 destinatarios por día. Se hace una sola vez, vale para toda tu cuenta, y lo hacés vos: nosotros no podemos hacerlo por vos porque hay que subir documentación de tu empresa.
- Entrá al Centro de seguridad de tu porfolio y bajá hasta el recuadro Verificación del negocio.
- En «Selecciona tu caso de uso de verificación» tiene que decir «Configurar una cuenta de WhatsApp Business». Suele venir puesto.
- Si dice «Cumple los requisitos para la verificación», Meta ya miró lo que tenés cargado y no hay nada que corregir antes: apretá Iniciar verificación.
- Cargá los datos, subí el documento y verificá por teléfono, mail o SMS.
Qué tenés que tener a mano:
- Razón social exacta, domicilio legal y teléfono, como figuran en el papel.
- Un documento que lo respalde. La constancia de inscripción de AFIP sirve.
- El sitio web andando —con HTTPS— y con los datos del pie coincidiendo con lo que cargaste. Es lo que Meta cruza.
Tarda unos dos días hábiles. Mientras la revisan no se rompe nada: seguís andando con el tope de 250. Cuando salga, ese tope sube solo a 1.000, 10.000 y 100.000 según cómo se porte el número.
Y lo que no está en esta pantalla
Dos cosas viven fuera del Administrador de WhatsApp y son las que más rompen cuando faltan:
- El método de pago, en Facturación y pagos. Sin él no sale nada que empiece tu empresa. Está explicado en Qué te cobra WhatsApp, y a quién.
- La verificación del negocio, acá arriba: es lo que te saca del tope de 250 por día.
Todas las opciones
Qué hace cada una y qué cambia si la prendés o la apagás.
Dónde está cada cosa
La ficha tiene cinco solapas. La regla es que cada función se lleva su propia configuración: si prendés algo, lo que esa cosa necesita está ahí mismo y no en otra pantalla.
| Datos de la empresa | Nombre, dirección del chat, y a qué mail y a qué WhatsApp se te avisa. |
| Conexiones | El WhatsApp de la empresa, cómo la ve Meta, las plantillas de aviso y el sistema de gestión. |
| Atención | A quién le habla el bot y cómo lo reconoce. También si entiende lenguaje libre, si escucha audios y si atiende por el chat web. |
| Qué sabe hacer | Las funciones, en una lista. Tildás la que querés y a la derecha aparece todo lo que esa función necesita: las cuentas para cobrar en «Informar un pago», el horario en «Hablar con un asesor», las preguntas frecuentes en «Info», las reglas de la agenda en «Reservar turnos». |
| Envíos salientes | Lo único que va al revés: la empresa le escribe primero al cliente. Los mensajes del ERP, las campañas, el cupo diario y la franja horaria. |
Funciones del menú
| Opción | Si está prendida | Si está apagada |
|---|---|---|
| Saldo | El cliente consulta su cuenta corriente. | El bot dice que por acá no puede consultar saldos. |
| Productos | Consulta precios y stock. | No se pueden buscar productos (y sin esto, tampoco pedir). |
| Pedidos | Arma carrito y confirma pedidos. | El bot informa pero no toma pedidos. |
| Comprobantes | Recibe sus facturas en PDF. | Tiene que pedirlas por otro canal. |
| Mis pedidos | Ve sus compras anteriores. | — |
| Informar un pago | Manda comprobantes de transferencia. | La foto de una transferencia no se procesa. |
| Reservar turnos | El cliente pide, cambia o cancela su turno solo, y le llega el recordatorio. Necesita la agenda cargada: ver Turnos. | El bot no ofrece turnos y el que los pida va a un asesor. |
| Info | Contesta las preguntas frecuentes que cargues. | Esas preguntas van a un asesor. |
| Asesor | Toma consultas para que las respondan. | El cliente no tiene salida hacia una persona: no conviene apagarla. |
| Las 5 internas | Tu gente consulta sobre cualquier cliente. | El WhatsApp atiende solo clientes. |
Cómo entiende
| Entender lenguaje natural | El cliente escribe como quiere. Sin esto funciona igual, pero con palabras clave y números de menú. |
| Escuchar notas de voz | Transcribe los audios. Sin esto, a un audio le contesta que no puede escucharlo. |
| Detectar pedidos con IA | Lee listas en foto, manuscritas, PDF o planilla y arma el carrito. |
| Chat web de pruebas | Una página para probar el bot sin usar WhatsApp. Útil mientras se configura. |
Identificación
| Métodos habilitados | Cuáles acepta: número de WhatsApp, código de cliente, CUIT, DNI. |
| Pedir identificación al iniciar | Se identifica antes de cualquier cosa. Más ordenado, pero más fricción. |
| Permitir pedidos a no clientes | Los invitados pueden comprar dejando sus datos. |
| Recordar por N horas | Cuánto dura la identificación antes de volver a pedirla (24 por defecto). |
| Alta de clientes nuevos | El bot busca el CUIT en AFIP y te deja la solicitud para aprobar. |
Productos
| Filtros | Por línea, rubro, marca o fabricante, para acotar las búsquedas. |
| Mostrar solo con stock | Lo que no tiene stock no aparece. |
| Vender sin stock | Deja pedir lo que no hay. Se avisa igual que no hay. |
| Depósitos | De qué depósitos mira el stock. |
Entrega y envío
| Retiro / Envío | Las formas que ofrecés. Si tenés las dos, el bot pregunta. |
| Zonas | Cada una con nombre, costo, plazo y monto de envío sin cargo. |
| Fuera de zona | Qué contesta si el cliente no está en ninguna: cotizar o no hacer envíos. |
| Carrito abandonado | Un recordatorio, una sola vez, a las N horas. |
Cobros y avisos
| Cuentas para cobrar | Banco, CBU, alias y titular. Se le muestran al cliente y sirven para verificar el destino de una transferencia. |
| Moneda del saldo | Pesos, dólares o las dos. |
| Mail para pedidos | A dónde llega cada pedido y cada comprobante. |
| WhatsApp de aviso | El celular de alguien de la empresa. Ojo: ese aviso tiene costo. |
| Horario de atención | Día por día, con turno cortado si hace falta. |
| Preguntas frecuentes | Pregunta y respuesta. El bot las entiende aunque las escriban distinto. |
Mensajes que salen del lado tuyo
| Mensajes desde el ERP | Los que tu gente carga en el sistema de gestión salen por el bot. |
| Campañas | Habilita la pestaña Campañas. |
| Cupo diario y horario de envío | Cuántos por día y entre qué horas. Los comparten las campañas, los documentos automáticos y los envíos del ERP. |
Quién puede usar el bot
| Modo | Clientes: atiende clientes. Interno: solo tu gente. Mixto: los dos, y cada uno ve su menú. |
| Lista de habilitados | Los teléfonos de tu gente para el modo interno. Sacá al que se va el mismo día. |
Qué hacer si…
| Pasa esto | Qué mirar |
|---|---|
| El bot no le contesta a un cliente | Fijate si la conversación está tomada por alguien (en ese rato el bot calla a propósito): Conversaciones. Si no, revisá que la empresa esté activa. |
| Dice que no puede consultar en este momento | Tu sistema de gestión no está contestando. Suele ser el servidor apagado o sin red. El bot reintenta solo y avisa al cliente cuando vuelve. |
| No encuentra un producto que existe | Casi siempre el nombre en el catálogo está abreviado distinto. Probá buscarlo vos con las mismas palabras: si tampoco aparece, es el dato, no el bot. |
| Un cliente no recibe nada | Lo primero: mirá si te falta el método de pago en Meta. Sin él no
sale NADA de lo que empieza tu empresa —campañas, envíos del sistema,
documentos, avisos de pedido— aunque el bot siga contestando normal al que
escribe primero. Es la causa más común y la menos obvia: lo ves en
Conexiones y está explicado en
Qué te cobra WhatsApp. Si el pago está bien, puede que esa persona haya pedido la baja alguna vez: en ese caso solo vuelve si escribe AVISOS. |
| Un pedido no llegó al sistema | En Pedidos, la columna del ERP dice si se sincronizó y cuál fue el error. Se reintenta solo. |
| La campaña quedó a medias | Es lo normal: se manda de a poco por el cupo diario. Sigue sola al día siguiente. |
| Un comprobante quedó pendiente | Ninguno se aprueba solo. Tenés que revisarlo e imputarlo en tu sistema. |
| Perdí el teléfono del segundo factor | Usá un código de recuperación. Si tampoco los tenés, pedile a quien administra el panel que te reinicie el acceso. |
Glosario
| Ventana de 24 horas | El rato en que WhatsApp deja escribirle libremente a alguien: las 24 horas siguientes a su último mensaje. Después hace falta una plantilla. |
| Plantilla | Un texto aprobado por Meta, lo único que se puede mandar fuera de la ventana. Tiene costo. |
| Invitación | Un mensaje corto que se manda fuera de la ventana para que el cliente conteste; al contestar, se le entrega el texto completo. |
| Cupo diario | A cuántos clientes nuevos permite Meta escribirle por día. |
| Método de pago | La tarjeta o cuenta que cargás en TU cuenta de WhatsApp para que Meta te cobre los mensajes. Sin eso, el bot recibe pero no puede contestar. |
| Calidad del número | La nota que Meta le pone a tu número según cuánto lo bloquean. |
| Tomar la conversación | Hacer que el bot se calle con ese cliente para atenderlo una persona. |
| Baja | El cliente pidió no recibir más mensajes masivos. Es para siempre. |
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